Pod koniec roku wiele firm planuje swoje zakupy na przyszły rok, oraz zastanawia się jakie towary pozostały, oraz co tak naprawdę w przyszłym roku nie ma szans na wykorzystanie lub sprzedanie. Najlepszym sposobem dowiedzenia się, jakie firma posiada środki trwałe jest inwentaryzacja.
Inwentaryzacja polega na spisaniu i uzgodnieniu zapisów księgowych z faktycznym stanem i rozliczeniu ewentualnych różnic. Jakie są rodzaje inwentaryzacji? I kiedy należy ją przeprowadzić? Zgodnie z ustawą o rachunkowości istnieją trzy rodzaje inwentaryzacji: spis z natury, potwierdzenie sald, oraz uzgodnienie z dokumentami źródłowymi. Konkretny sposób powinien być stosowany w określonych przypadkach i nie może być użyty w niewłaściwy sposób. Niewłaściwie przeprowadzony spis może zostać podważony i nieuznany za właściwy. Bez prawidłowego spisu z natury nie możemy właściwie rozliczyć przedmiotów, które mogły zostać zniszczone, straciły termin przydatności czy też zostały skradzione.
Metody inwentaryzacji
Spis z natury
Spisem z natury objęte są aktywa pieniężne w gotówce, wszelkiego rodzaju papiery wartościowe w postaci materialnej, towar do sprzedaży, środki trwałe firmy takie jak sprzęt komputerowy, urządzenia używane w firmie (także do produkcji produktów), akcesoria biurowe, samochody, maszyny oraz nieruchomości. Spis z natury polega na spisaniu oraz przeliczeniu składników majątku wyżej wymienionych tak aby nie było wątpliwości co do posiadanych przedmiotów które nie zostały sprzedane, uszkodzone, zużyte bądź skradzione.
Podczas inwentaryzacji określamy liczebność oraz jednostkę miary (sztuki, metry, kilogramy itd.), a następnie wpisujemy je na arkusze spisowe. Dobrze jest, kiedy kilkukrotnie przeliczymy wszystko, tak aby nie było błędów księgowych, które w przyszłości mogą znacząco skomplikować rozliczenie.
Potwierdzenie salda
Inwentaryzacja metodą potwierdzenia sald dotyczy wszystkich pieniędzy zgromadzonych na różnych rachunkach bankowych w każdym banku gdzie firma posiada otwarty rachunek, wszelkiego rodzaju papierów wartościowych i akcji przechowywanych przez inne jednostki w wersji fizycznej jak i zdematerializowanej, w tym także udzielonych pożyczek innym osobom i firmom, oraz powierzonym innym firmom lub osobom składników aktywów majątku firmy.
Potwierdzenie sald może odbyć się poprzez wystawiony dokument np. bankowy lub też informacja w formie elektronicznej.
Uzgodnienie z dokumentami źródłowymi
Metoda ta polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z innymi dokumentami środków trwałych do których dostęp jest utrudniony, gruntów oraz praw do należnych do nieruchomości. A także metoda ta polega na porównaniu należności spornych, lub aktywów i pasywów wobec których nie ma możliwości przeprowadzenia spisu z natury.
Zgodnie z polskim prawem prowadzenie księgowości w Polsce nie jest łatwe, zwłaszcza skomplikowane są zawiłości w przypadku pełnej księgowości, która dla przykładu występuje w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością. W związku z czym warto do prowadzenia rachunkowości zatrudnić biuro rachunkowe. Ono będzie pilnowało aby wszystkie dokumenty firmy były właściwie rozliczane.
