Osoby prowadzące działalność w formie spółki mają obowiązek założenia dla niej konta bankowego (spółka ma osobowość prawną). Inaczej wygląda sytuacja z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej. Żadne przepisy nie nakazują przedsiębiorcy otwarcia konta dla firmy. Pomimo tego rzadko który właściciel nie decyduje się na otwarcie takiego rachunku. Na co warto uważać, wybierając taki produkt? Które parametry powinny być najważniejsze dla przedsiębiorcy? Odpowiedzi na te pytania prezentujemy w dalszej części artykułu!
Czy faktycznie warto zakładać konto dla firmy?
Popularność korzystania z prezentowanego rozwiązania ma przyczyny praktyczne. Należy pamiętać, że rejestrując firmę, jest się zobligowanym do podania numeru konta bankowego w formularzu CEIDG. Służy ono m.in. do płacenia podatków, wykonywania przelewów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a także do uzyskiwania ewentualnego zwrotu podatku z Urzędu Skarbowego. Jeżeli w obrocie pomiędzy kontrahentami nie zachodzą jednorazowe transakcje o wartościach wyższych, niż 15 000 złotych, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby w CEIDG podać numer konta prywatnego, osobistego. Z drugiej strony takie rozwiązanie wiąże się z potencjalnymi problemami.
Najmniej groźny wydaje się scenariusz, w którym w wyniku kontroli przeprowadzanej przez Urząd Skarbowy, urzędnicy poznają miejsca, w których przedsiębiorca robi prywatne zakupy lub usługi, z których korzysta. Realnym zagrożeniem jest jednak taka sytuacja, w której np. sprzedaje się kilka starych przedmiotów, które w domu już nie mają zastosowania. Jeżeli prowadzi się czynności, które nie są określone jako sprzedaż produktów w odpowiednich punktach PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), urzędnik ma prawo uznać powyższe przychody za nieopodatkowane źródła kapitału pochodzące z aktywności firmy. Tego rodzaju potencjalnych wariantów jest znacznie więcej, a konkretne przykłady mogłyby być mnożone przez codzienne doświadczenia wielu przedsiębiorców. Dla ułatwienia i uporządkowania prowadzenia biznesu zaleca się zatem otwarcie odrębnego konta firmowego.
Konto dla firmy – jakie cechy powinno posiadać?
Wybierając konto dla firmy, trzeba poświęcić czas na analizę bieżących ofert banków. Chociaż istnieje możliwość zamknięcia rachunku w każdym momencie, to z drugiej strony z takiego rozwiązania korzysta bardzo mało właścicieli. Powód jest prosty – zmiana banku wymuszałaby niejednokrotnie liczną korespondencję ze wszystkimi kontrahentami, wprowadzania poprawek na stronach internetowych firmy w przypadku prowadzenia biznesu online, a także komplikacje związane z płatnościami, jeśli korzysta się z pożyczki lub kredytu.
Optymalne konto firmowe to taki produkt, którego prowadzenie jest darmowe. Równie istotnym parametrem są opłaty za przelewy krajowe (w tym do ZUS-u i US) oraz możliwość realizowania ich za pomocą platformy internetowej, jak i aplikacji mobilnej. Przedsiębiorcy współpracujący z parterami zagranicznymi, muszą zwrócić uwagę na opłaty za przelewy zagraniczne. Duże ułatwienia daje opcja alternatywna w postaci zleceń realizowanych od razu. W Santander Bank Polska za 10 przelewów natychmiastowych w „Koncie Firmowym Godnym Polecenia” nie ponosi się żadnych opłat. W ramach promocji można również uzyskać aż 900 złotych za aktywność kartą. To doskonały przykład, który pokazuje, dlaczego należy sprawdzać aktualne oferty i promocje banków.
Prowadząc jednoosobową działalność gospodarczą, przedsiębiorca ma prawo do wypłacenia dowolnej kwoty z banku w jakimkolwiek momencie. Wobec tego warto zwrócić uwagę na warunki korzystania z bankomatów oraz z innych systemów, np. usługi CashBack. Na podobnej zasadzie należy zapoznać się z kosztami związanymi z wpłacaniem środków na konto firmowe. Przed wyborem konkretnej oferty, konieczne staje się dokładnie przeczytanie TOIP, czyli Tabeli Opłat i Prowizji.
Dodatkowe udogodnienia dla posiadaczy kont firmowych
W trosce o pozyskanie klienta banki rywalizują ze sobą, w rezultacie czego często zyskuje się dostęp do dodatkowych usług. Świetnym przykładem jest księgowość online. Niektóre oferty banków zapewniają zniżkę lub całkowicie bezpłatną usługę księgowości, zwykle wykonywaną przez współpracującą z bankiem firmą zewnętrzną.
Przy wyborze konta dla firmy już na wstępie można zapoznać się z warunkami dotyczącymi otrzymania pożyczki na start. Dogodne dofinansowanie jest nieraz dużo bardziej opłacalne niż np. liczba bezpłatnego pobierania gotówki z bankomatu w miesiącu. Wiele zależy też od indywidualnych i bieżących potrzeb przedsiębiorcy.
Zdecydowanie przydatnymi narzędziami dla właścicieli będą dołączane do niektórych kont firmowych kalendaria i terminarze, pozwalające na wygodną i kompleksową, elektroniczną analizę przychodów, dochodów i wydatków. Najbardziej wyspecjalizowane programy do zarządzania finansami udostępniają opcję nie tylko zaplanowania koniecznych wydatków na wiele miesięcy do przodu, ale także analizę wiarygodności wybranych kontrahentów.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?
Niektóre banki proponują również darmowy terminal płatniczy, wizytówki papierowe lub elektroniczne oraz inne funkcjonalne dodatki, potrzebne wielu przedsiębiorcom. To bardzo ciekawe udogodnienia, jednak w tym przypadku warto zachować szczególną ostrożność. Bywa bowiem i tak, że – przykładowo – terminal płatniczy faktycznie otrzymuje się za darmo, ale tylko na dany okres, po którym rozpoczyna się okres ratalnych spłat. Podobne zasady będą mogły dotyczyć wspomnianej wcześniej księgowości internetowej i innych tego rodzaju usług.
